Novo sistema de informações moderniza a tramitação de processos na PMPA

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma ferramenta eletrônica desenvolvida para imprimir maior agilidade aos trâmites de processos na administração municipal. A tecnologia foi recebida pela Procempa por meio de um acordo de Cooperação entre a PMPA e o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4).

Em 2012 o sistema foi aplicado de forma experimental na SMA e, após dois anos de avaliação, sua eficácia e adequação à realidade da PMPA foram comprovadas. Em 2014, o TRF4 criou uma nova versão que permitiu a ampliação das funcionalidades, incluindo a assinatura eletrônica por meio do login e senha do servidor. Em janeiro de 2015, a SMA regulamentou o uso do SEI e conferiu legalidade aos documentos incorporados e assinados digitalmente pelo sistema.  

Dentre as vantagens do SEI, destacam-se:
1) Agilidade: hoje um processo tramita de 30 a 40 dias até ser concluído; com o novo sistema, esse período é reduzido a oito dias, suprimindo os tempos de abertura nos protocolos e de compensação nos administrativos;
2) Segurança: eliminação do risco de extravio ou perda de processos;
3) Transparência: permite que qualquer uma das partes interessadas no processo acompanhe em tempo real a tramitação;
4) Economia e sustentabilidade: eliminação do uso de papel, dos deslocamentos físicos e dos arquivos impressos;
5) Padronização e disseminação: possibilidade incorporação das rotinas e demais informações dos processos numa funcionalidade chamada de Base de Conhecimento.

O SEI substituirá, gradativamente, os processos administrativos do meio físico para o eletrônico, e o GPA será usado apenas para consulta dos processos abertos no formato antigo. Os responsáveis pela implantação são a Coordenadoria-Geral de Modernização Administrativa (CGMA), na PMPA, e a Equipe Gestora de Informações e Tecnologia (EGIT) no Previmpa. Atualmente, quase todas as secretarias, autarquias e fundações estão utilizando o novo sistema em algum processo de trabalho, principalmente nas áreas de Recursos Humanos.

No Previmpa 14 processos de trabalho já usam o SEI e, até o final do ano, a expectativa é de que esse número chegue a 25, atingindo todas as Unidades e Equipes do Departamento. Grande parte das rotinas de RH e pagamentos poderá ser encaminhada, em breve, pelo SEI incluindo solicitação de férias, licenças, treinamento, diárias, etc.

A capacitação para utilização do SEI está sendo oferecida pela EGP de forma recorrente, porém só podem participar do curso os servidores que já possuem acesso ao sistema. Para obter acesso ao sistema é preciso encaminhar uma solicitação ao colega Antonio, da EGIT.