Estrutura

Organograma

Divisão de Gestão Documental

A DGD trabalha na implementação do Sistema de Arquivos do Município (SIARQ/POA), visa também: estabelecer critérios e normatizar os procedimentos que envolvem a gestão documental; orientar, controlar e acompanhar a implementação e uso de sistemas eletrônicos e da tecnologia da informação nas atividades de gestão de documentos. Desenvolver e coordenar a execução das atividades e atribuições das unidades subordinadas à Divisão.

Equipe de Protocolo e Arquivo (EPA)

A EPA tem como competências: gerir a guarda da documentação da administração centralizada, atender solicitações de vistas, desarquivamento, apensação, desapensação e solicitação de cópias, bem como organizar, manter e disponibilizar o acervo de microfilmes em diazo e microfichas de plantas arquitetônicas.

O acervo da DGD dispõe de documentos produzidos a partir de 1892, em suportes de papel e microfilme. Entre os quais são, aproximadamente, 3.000 rolos de microfilmes e mais de 1.000.000 de processos em papel. Além dos processos administrativos e de plantas arquitetônicas, fichas funcionais e guias de pagamento de servidores, a EPA é responsável pelo acervo do Diário Oficial de Porto Alegre.

Também são suas competências a recepção, classificação e protocolização de documentos, encaminhando aos diversos órgãos da administração centralizada.

Equipe de Preservação e Seleção de Documentos (EPSD)

A EPSD tem como principais competências selecionar a documentação da DGD, encaminhando para eliminação, reprodução ou guarda permanente, de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos. Elaborar, desenvolver e gerenciar programas de reprodução de documentos da DGD, observando os prazos e destinações definidos na TTD. Controlar a qualidade do acervo de microfilmes, efetuando a conferência e inspeção e mantendo o arquivo de segurança dos microfilmes dentro dos padrões recomendados.

Unidade de Assessoramento de Sistema de Arquivos (UASA)

A UASA tem como competência coordenar o funcionamento do SIARQ/POA, visando o desenvolvimento da gestão documental, o acesso e a preservação dos documentos públicos. Também é sua atribuição prestar orientação técnica aos órgãos municipais quanto à gestão de seus acervos arquivísticos, condições de acesso, eliminação e preservação de documentos.

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