Para acessar o documento na íntegra, clique aqui.
1) O que são códigos de unidades do GPA?
Os códigos das unidades são a representação do organograma da unidade física, assim como o número do processo representa o processo real.
2) Por que devo criar uma unidade no GPA?
Os códigos das unidades devem ser criados para demonstrar onde processo se encontra fisicamente, dando a sua localização precisa. Com a separação dos processos de acordo com a competência da unidade fica também facilitado o seu controle e gerenciamento.
3) Posso criar quantas unidades quiser?
Não. Só devem ser criadas unidades que realmente irão tramitar processos físicos.
4) O que devo fazer para criar uma unidade de tramitação de processos?
A solicitação de criação de unidades pode ser encaminhada através de e-mail para CD-gpa@sma.prefpoa.com.br.
No e-mail deverá constar:
◦ Denominação completa da unidade, endereço, e-mail, telefone, chefia ou responsável, organograma ou subordinação;
◦ A solicitação de alteração;
◦ A fundamentação da legal da solicitação, quando houver;
◦ Não existindo fundamentação legal, deverá ser encaminhada explicação sucinta da necessidade de alteração;
◦ Demais informações necessárias de acordo com a solicitação:
▪ Autorização para movimentar processo:
· Informar código da unidade e denominação;
· Informar o usuário e senha a ser utilizado para movimentação.
▪ Criação de unidades ou subunidades:
· Denominação da unidade e posição hierárquica na Secretaria a qual pertence;
· Denominação como deverá constar no GPA com limite de 39 caracteres.
▪ Extinção de unidades ou subunidades:
· Indicação para qual unidade deverão ser migrados os processos que estão registrados na mesma;
· Informar se a unidade possui subunidades e se as mesmas serão extintas também.
▪ Alteração de denominação:
· Denominação atual;
· Código atual;
· Nova denominação.
▪ Alteração de subordinação:
· Solicitar a criação da unidade no novo órgão;
· Solicitar a extinção da unidade no órgão a que era subordinado.
▪ Troca de senhas:
· Informar código da unidade e denominação;
· Informar o usuário para o qual deverá ser realizada a troca de senha.